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Weniger arbeiten, mehr erreichen – Produktiver mit der Pomodoro-Technik

Pomodoro-Technik

Pomodoro-Technik und Eisenhower-Prinzip, noch nie gehört?

Der Tag hat zu wenig Stunden für das, was du alles schaffen willst, also lässt du’s lieber gleich bleiben und machst den TV an?

Gerade bist du eigentlich so mitten im Flow, da hörst du das Ping einer neuen WhatsApp-Nachricht oder du nimmst wie ferngesteuert dein Handy zur Hand und scrollst einmal deine komplette Facebook-Pinnwand durch?

Heute! Ja, heute ist der Tag, an dem du endlich diese leidige Aufgabe zu Ende bringen willst. Ah nee, warte, der ist doch morgen, denn heute hast du stattdessen zwanzig kleine Punkte deiner To-Do-Liste abgehakt oder gar deine ganze Wohnung durchgeputzt. Du kannst echt stolz auf dich sein – not!

Erkennst du dich in einem der Szenarien wieder?

Und im Gegensatz dazu kennst du das großartige Gefühl, wenn du am Ende des Tages vollkommen zufrieden bist mit dem, was du alles geschafft hast? Wenn du möglicherweise alle Punkte deiner To-Do-Liste abhaken konntest und dabei sogar noch absolut im Einklang mit deiner Arbeit warst, völlig ohne prokrastinieren

Produktiv zu sein, benötigt keine magischen Tricks, es reicht, ein paar einfache effektive Techniken zu kombinieren:

  1. das Wichtigste ZUERST anzupacken („eat that frog“)
  2. Singletasking
  3. auswerten

Im Flow zu sein, ist ein Zustand, der uns glücklich macht. Wir vergessen die Zeit und gehen dabei völlig in unserer Arbeit auf. 

Im Flow zu sein, bedeutet, schnell und konsequent eine Aufgabe nach der andern abzuhaken.

Dein Arbeits-Ritual mit der Pomodoro-Technik:

Befolge täglich diesen Zirkel

  • schreibe abends 3-5 Dinge auf, die du am nächstenTag abarbeiten möchtest, nicht mehr! Less is more, wenn es um Produktivität geht!
  • nummeriere sie nach der höchsten und niedrigsten Priorität
  • am nächsten Tag startest du mit der Aufgabe, die die höchste Priorität hat
  • wechsle erst zur zweitwichtigsten Aufgabe, wenn du die Erste beendet hast
  • wiederhole diese Steps

Es macht nichts, wenn du nicht alle vorgenommenen 3-5 Aufgaben an diesem Tag schaffst. Das Einzige was zählt, ist, dass dein Fokus darauf lag, die wichtigste Aufgabe des Tages fertig zu machen.

Die wichtigste Aufgabe des Tages ist meistens auch die, auf die du keine Lust hast. Möglicherweise die Aufgabe, die du schon seit Wochen immer wieder auf neue To-Do-Listen überträgst. Frage dich auch:

„Wenn das die einzige Aufgabe wäre, die ich heute erledigen würde, wäre ich zufrieden mit meinem Tag? Wenn ich diese Aufgabe voran bringe, ist es dann vielleicht nicht so schlimm, wenn die anderen To-Dos noch etwas liegen bleiben?“

wichtigste Aufgabe = (meistens) unbequemste Aufgabe

Für diese Aufgabe blockst du nun 2-3 Stunden und nimmst dir NUR das vor. Die anderen dringenden Aufgaben sind danach auch noch da und können auch am nächsten Tag noch erledigt werden. Diese 2-3 Stunden sind EIN ZEITBLOCK und dürfen nicht in Minuten aufgespalten werden. Es geht um effektives, konzentriertes Arbeiten an der wichtigsten Sache.

Wenn du während dieses Zeitblocks abschweifst oder zu prokrastinieren beginnst, werde nicht ungeduldig oder frustriert, sondern atme durch und kehre gedanklich ruhig zu deiner EINEN Aufgabe zurück.

If you fail to plan, you are planning to fail!Benjamin Franklin

To-Dos richtig aufschreiben mit der Pomodoro-Technik:

Ein weiterer Grund, warum wir Dinge nicht erledigen, ist weil wir sie falsch aufschreiben.

Wenn ich mir etwa als Punkt aufschreibe „Hausarbeit anfangen“ dann ist das schlichtweg zu unkonkret. Also muss ich den Anfang der Hausarbeit weiter aufgliedern: Gliederung erstellen, online Recherche betreiben, in die Bibliothek fahren, Bücher bestellen, Texte kopieren, lesen … So wird aus einer Aufgabe schnell fünf Teilaufgaben. Durch diese Teilaufgaben haben wir eine genau Vorstellung, was zu tun ist und es fällt uns leichter anzufangen.

Denke in konkreten Teilschritten. Baue die Aufgaben so auf, dass erst nach einem Teilschritt zum nächsten übergegangen werden kann.

Die To-Do-Liste steht – so beginnst du, sie abzuhaken

  • Flugzeugmodus einschalten 😉 schwer, aber notwendig! Dein Handy darf dich nicht ablenken. Ich lege meins in ein anderes Zimmer, damit der Drang es in die Hand zu nehmen, nicht zu präsent ist.
  • Schließe alle Tabs auf deinem Laptop, die nichts mit deiner Arbeit zu tun haben, insbesondere Facebook, Instagram etc.
  • Schaffe die richtige Atmosphäre: Lege eventuell klassische Musik ein, gehe an einen Ort, wo du gut arbeiten kannst, vielleicht ein Café, eine Bücherei oder einfach an deinen aufgeräumten Schreibtisch.
  • Lass dich nicht ablenken oder stören durch andere Menschen. Teile ihnen vorher mit, dass du arbeitest.
  • Sei ausgestattet mit Wasser, Snacks, Tee oder Kaffee, so dass du nicht ständig aufstehen musst, weil du „Durst oder Hunger“ bekommst.

Vorbereitung ist hier notwendig! 80% aller Störungen während unseres Singletaskings kommen von Außen, etwa über Social Media, andere Menschen und unsere Umwelt – vermeide sämtliche Ablenkungen so gut wie möglich im Vorfeld!

Die Pomodoro-Technik

Mit der Pomodoro-Technik unterteilst du deine jeweiligen Aufgaben in kleine Zeiteinheiten, während denen du dich leichter konzentrieren kannst. Ein Pomodoro sind 25 Minuten. Stell dir einen Timer auf 25 Minuten und beginne an der Aufgabe zu arbeiten. Das Pomodoro ist eine unteilbare Zeiteinheit, du kannst keinen halben Pomodoro machen. Wenn deine Aufmerksamkeit abschweift, bringe deine Gedanken in Ruhe wieder zurück, völlig urteilsfrei. Falls du es nicht schaffst, deine Konzentration für 25 Minuten aufrecht zu halten und an der Aufgabe zu arbeiten, breche ab, stelle den Timer auf Null und starte später mit einem neuen Pomodoro.

Hast du ein Pomodoro geschafft, feiere dich kurz selbst. Strecke dich, atme frische Luft und mache dich nach 5 Minuten Pause an deinen nächsten Pomodoro.

Zusammenfassung:

  • du kannst keine halben Pomodoros machen
  • du kannst nur einen Pomodoro machen oder gar keinen
  • diese Konsequenz wird deinen Fokus halten und konzentriertes Arbeiten zu einer Gewohnheit machen
  • mit der Zeit kannst du längere Pomodoros ausprobieren von 30, 35 oder 40 Minuten

Deine Pausen mit der Pomodoro-Technik:

Ein Idealziel wäre es, während deiner Arbeitspausen zur Ruhe zu kommen, Selbstfürsorge zu betreiben, ohne äußere Ablenkungen. Für fünf Minuten einfach nur die Augen zu schließen, zu entspannen, am Fenster frische Luft einzuatmen, sich in die Sonne setzen, Dehnungsübungen, kaltes Wasser ins Gesicht spritzen, eine Tasse Tee trinken. Facebook, Instagram, WhatsApp und Co. lassen deine Aufmerksamkeit verschwimmen und du versinkst in den Weiten des Informationsflusses des Internets. Wir scrollen durch die Timelines und nehmen unbewusst so Vieles wahr, was wir nur schwer verarbeiten können, wenn wir unseren Geist klar halten wollen, um möglichst schnell viel zu schaffen. Social Media kostet nicht nur Zeit, es verursacht auch Depressionen und Neid.

Pomodoro-Technik

Die Get-It-Done-Methode

Die Idee hinter dieser Methode ist, die Aufgabe FERTIG zu bekommen, egal wie lange es dauert.

Rechne dir in etwa aus, wieviele Pomodoros es benötigen wird, bis du deine EINE Aufgabe fertig bekommst und starte. Wenn nach 25 Minuten dein Alarm klingelt und du dich fühlst, als würdest du keine Pause benötigen, überlege dir, ob du es schaffst, weitere 25 Minuten am Stück durcharbeiten zu können. Falls ja – starte gleich einen neuen Pomodoro. Falls nein – lege 5 Minuten Pause ein.

Die Komme-dem-Ziel-näher-Methode

Hinter dieser Methode steckt die Idee, uns eine bestimmte Anzahl an Pomodoros auf die Aufgabe zu fokussieren, die Teil eines größeren Projektes ist. Wenn du zum Beispiel weißt, dass es ca. 20 Pomodoros benötigen wird, bis du eine Arbeit abgeschlossen hast, ist es sinnvoll dich festzulegen, beispielsweise 4 Pomodoros für die nächsten 5 Tage zu bearbeiten. So bist du auch zufrieden, wenn du nur schrittweise vorankommst. Hast du dir 4 Pomodoros vorgenommen und ziehst diese ohne Ablenkung von Facebook durch, wirst du am Ende des Tages stolz auf dich sein.

Was wenn dich die Pomodoros nerven

Dann lass sie weg! Die Hauptsache ist, du erstellst die Prioritäten für die jeweiligen Aufgaben und hangelst dich von der Wichtigsten zur Zweitwichtigsten usw.

Die Produktivitäts-Skala mit der Pomodoro-Technik:

Bewerte deine Produktivität am Ende des Tages auf einer Skala von 1-10.

Frage dich schon zu Beginn des Tages:

„Was müsste ich heute schaffen, um eine 10 für mich zu erreichen. Wie sähe eine 1 aus?“

Nun hast du die Parameter, zwischen denen du dich bewegst. Wenn du etwa diese eine wichtigste Aufgabe des Tages geschafft hättest, würdest du dir vielleicht eine 7 geben. Bei zwei weiteren Aufgaben eine 9 und, wenn du wirklich alle Punkte von deiner heutigen 3-5 Dinge-Liste abarbeiten konntest, eine 10.

Es muss kein Ziel sein, jedes Mal die 10 zu erreichen, es geht hier nur darum, den Prozess des Lernens und Wachsens beobachten zu können.

Der wichtigste Vorteil für mich an der Pomodoro-Technik

Wahrscheinlich kennt es jeder – zwei Tage vor Abgabe einer Arbeit, machen wir den Großteil der Arbeit. Meine Bachelorarbeit habe ich in zwei Wochen geschrieben und meine Masterarbeit hat vor allem die letzte Nacht nochmal richtig viel Text dazu bekommen. Das Parkinsonsche Gesetz besagt:

Eine Aufgabe nimmt soviel Zeit in Anspruch, wie du ihr gibst.

Je mehr Zeit du hast, desto mehr Zeit verwendest du lediglich darauf, die Sache perfekter zu machen. Ohnehin generierst du mit 20% deines Zeitaufwands 80% deines Erfolgs! Es ist nicht wichtiger, länger an einer Sache zu arbeiten, sondern effizienter, indem du dir vorher überlegst, wie du eine Aufgabe zerteilst und dann die Zeitangaben einhältst.

Mit Pomodoros kannst du dir selbst Deadlines setzen und treibst dich damit an.

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist für mich das Abhaken der Aufgaben. Durch Pomodoros kannst du in zwei Stunden bis zu vier Häkchen abhaken und fühlst dich mega produktiv – einfach herrlich 🙂 …

Absolut zu empfehlen ist übrigens der Productivity Planner von Alex Ikoon:

 

Kennst du auch noch tolle Produktivitätshacks? Dann lass es uns bitte wissen

Deine Ronja

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